Den här sidan innehåller kraven för en fungerande integration med Extens som källsystem för överläsning till Active Directory, Live@edu och LearnPoint. Till höger presenteras några vanliga fel, ursprunget till felet och tillvägagångssätt för att lösa det.
2.2 Begränsningar
- Enhetsnamnet får inte ändras.
- Alla personer som ska importeras eller skapas konton till måste ha ett personnummer, dvs måste ligga i personarket. Personnumret får inte ändras.
- Grupp- och klassnamn får inte ändras.
2.3 Information som får ändras
- Förnamn och efternamn går att ändra och uppdateras i de kopplade systemen.
- E-postadress (som eventuellt är uppbyggt av för- och efternamn) uppdateras inte i Live@edu om för- och efternamn ändras (om Live@edu är kopplad till integrationen).
- Inloggningsnamn (som eventuellt är uppbyggt av för- och efternamn) uppdateras inte i Active Directory om för- och efternamn ändras (om Active Directory är kopplad till integrationen).
3.1 Elever
Elever hanteras under Register – Elev…
- Elever måste vara kopplade till en klass. En klass i sin tur måste vara kopplade till en enhet och aktuell period. Klassen är därmed aktiv (se bild nedan). Endast elever i aktiva klasser läses över från Extens.
- Personnummer får EJ ändras på elever.
3.2 Lärare
Personal hanteras under Register – Personal…
- Personal måste vara kopplad till enhet med startdatum för att vara aktiv. Inaktiv personal har ett passerat slutdatum definierat. Endast aktiv personal (se bild nedan) läses över från Extens. Man kan också inaktivera personal genom att flytta dem till en annan enhet, t.ex. ”Avslutad”.
- Personnummer får EJ ändras på lärare.
3.3 Mentorer
Mentorskapet är en koppling mellan en lärare och en elev och anges under fliken Register – Mentorgrupp…
- Koppling mellan elev och mentorn sker genom fältet Handledare (se bild nedan).
- Eleven måste vara aktiv (se krav under Elever).
- Läraren/Mentorn måste vara aktiv (se krav under Lärare).
3.4 Vårdnadshavare
Vårdnadshavare hanteras oftast genom en extern koppling men kan också ses via Visa – Familj…
- Personnummer får EJ ändras på vårdnadshavare.
- Vårdnadshavare måste vara kopplade till aktiva elever (se krav under Elever)
- Vårdnadshavare är inlagda i familjebilden.
3.5 Klasser
Klasser hanteras under Personal – Klass…
- Klassnamn får EJ ändras i Extens.
- Klasser måste vara kopplade till enhet.
3.6 Undervisningsgrupper
Grupper hanteras under Register – Undervisningsgrupp…
- Gruppnamn får EJ ändras i Extens.
- Grupper måste vara kopplade till enhet och aktuell period.
3.7 Aktiviteter
En aktivitet är kombinationen lärare, undervisningsgrupp och ämne/kurskod under en viss period, t ex ”Svenska för klass 9a läsåret 10-11” eller ”gruppen ty7 läsåret 10-11”. Aktiviteter läses ut från tabellen TJANST i Extens och syns t.ex. under respektive lärares flik Tjänst.
- Lärares aktiviteter anges med kopplingen lärare-grupp-ämne/kurskod.
- Aktiviteten måste vara aktuell. Aktuell innebär att startdatum har passerat eller infaller inom två veckor och slutdatum inte är passerat. Anledningen till att aktiviteter anses som aktuella två veckor innan startdatum är att ge läraren möjlighet till viss framförhållning och planering.
- Personnummer är nyckel för personal och måste anges i Novaschem för att schemat ska kunna kopplas till användaren. Personnumret måste stämma överens med Extens.
- Namn på grupper i Novaschem måste överensstämma med gruppernas namn i Extens.
- Man får inte byta namn på grupper i Novaschem eller lägga till egna grupper. Dessa lektioner kommer i så fall inte att ha några elever kopplade till sig.
- Fiktiva grupper i Novaschem (innebär att grupperna inte finns i Extens) kan inte läsas över.
|
5.1 Handlingsplan - Användare byter personnummer
Att byta personnummer eller att använda tillfälliga personnummer är något som man bör undvika och stöds inte med någon automatik. Byter personal, elever eller vårdnadshavare personnummer kommer en ny användare att skapas och kopplingar till grupper och aktiviteter för den gamla användaren kommer tas bort. Den gamla användaren, med eventuellt e-postkonto, resultat, omdömen osv kommer dock inte tas bort men kommer inte att hitta dessa med den nya användaren.
Ändrar man tillbaka personnummer till det gamla kommer den gamla användaren kopplas tillbaka till grupperna och aktiviteterna igen. |
|
5.2 Handlingsplan - Grupp/klass byter namn
Att byta namn på klasser eller grupper är något som man bör undvika och stöds inte med någon automatik. Byter man namn på en grupp, kommer en ny grupp skapas, med nya kopplingar till aktiviteter och elever. Den gamla gruppen kommer fortfarande ligga kvar men kommer inte uppdateras längre. Om man byter tillbaka namnet, kommer den gamla gruppen att börja uppdateras igen.
Vill man ändra ett namn på en grupp, är rekommenderad metod att skapa en ny grupp. Vill man dela en grupp är det bästa att skapa två nya grupper. |